Etkin Yönetici - Doğru Olanı Başarmak İçin Bir Rehber

1. Unvana değil sonuca bak

“Unvan değil, ürettiğin sonuç sayılır.”

Kitabın ana sorularından biri, kişinin kurumuna gerçekte ne katkı yapabileceğidir. Drucker çabaya ve unvana değil sonuca bakmayı önerir; etkili çalışan kendisinden ne beklendiğini ve işinin kurumun dışarıdaki sonuçlarına nasıl dokunduğunu sorar. Stajyerken sana verilen görevi yalnızca istenen tabloyu doldurmak olarak görebilirsin; oysa tablonun hangi karara girdiğini öğrendiğinde bambaşka bir özenle çalışırsın ve hangi sütunun gerçekten önemli olduğunu kendin görürsün. Bu soru seni hem işinin amacına hem de çevrendeki insanlara bağlar. Bu hafta yöneticine yaptığın işin en çok hangi sonucu etkilediğini sor ve cevabı ekranının kenarına yapıştır.

2. Önce zamanını ölç

“Zamanını ölçmeyen yönetemez.”

Drucker etkinliğin ilk adımını zamanın dürüst bir kaydına bağlar; ona göre zaman, çoğaltılamayan ve en kolay fark edilmeden harcanan kaynaktır. Ona göre insanların zamanlarını nasıl harcadıklarına dair tahminleri çoğu zaman yanıltıcıdır; bu yüzden gerçek bir kayıt gerekir. Ofiste günün toplantılarla geçtiğini sanan bir proje yöneticisi, birkaç gün dakika dakika not tuttuğunda asıl kaybın küçük kesintilerde ve mesaj trafiğinde olduğunu görebilir. Ölçmeden yapılan plan, yanlış haritayla yola çıkmaya benzer. Önümüzdeki üç iş günü boyunca yaptığın her işi başlangıç ve bitiş saatiyle bir kâğıda yaz, ardından tabloya hiç savunmadan bak.

3. Zaman yiyen işleri ayıkla

“Boş toplantıları hayatından çıkar.”

Kayıt tutmanın ardından Drucker gereksiz işleri ayıklamayı önerir: Hiç yapılmasa hiçbir şey kaybedilmeyecek işler bırakılabilir, başkasının yapabileceği işler devredilebilir. Yazar ayrıca kurumun kendi yapısından doğan kayıplara, örneğin gereğinden kalabalık ekiplere ve sık toplantılara dikkat çeker. Haftalık proje toplantısına herkesin davet edildiği bir ekipte aslında yalnızca üç kişinin konuya katkı verdiği sık görülen bir durumdur; geri kalanlar orada sadece bekler. Basit bir ölçüt işe yarar: Bir toplantıda neden bulunduğu tek cümleyle açıklanamayan kişi, oraya toplantı notuyla da yetişebilir.

4. Dağınık dakikaları birleştir

Drucker'ın dikkat çektiği bir nokta, gerçekten önemli işlerin kısa ve dağınık zaman dilimlerinde yapılamayacağıdır. Yazara göre bir raporu ya da strateji taslağını on beşer dakikalık aralarla yazmaya çalışmak, her seferinde yeniden ısınmak ve kaldığın yeri aramak demektir. Bu yüzden boş zamanı birleştirip kesintisiz bloklar hâline getirmeyi önerir. Açık ofiste çalışan bir analist, haftanın iki sabahını bildirimleri kapatıp boş bir toplantı odasında geçirdiğinde günlerdir sürünen analizi tek oturumda bitirebilir. Takviminde haftada en az bir kez doksan dakikalık bir alan ayır, ona net tek bir iş ata ve o sürede gelen mesajlara yanıt verme.

5. Kararı Yeniden Açan İşaret

Drucker'ın etkinlik anlayışında yoğunlaşma merkezi bir yer tutar: Etkili insanlar önemli olanı önce yapar ve aynı anda tek bir büyük işe odaklanır. Yazar ayrıca neyi yapmayacağına, yani geri plana atılacak işlere karar vermenin öncelik belirlemek kadar önemli olduğunu ve daha çok cesaret istediğini söyler. Dönem sonunda tez, staj ve iki proje ödevini aynı anda yürütmeye çalışan bir üniversite öğrencisi hepsine biraz dokunup hiçbirini bitiremeyebilir. Her işe yetişme hissi verimli görünür ama çoğu zaman yarım işler bırakır. Önündeki listeden şu an bırakabileceğin ya da erteleyebileceğin iki maddeyi seç ve bunu ilgili kişilere açıkça bildir.

6. Sorun tekrar mı ediyor, istisna mı?

Drucker'a göre etkili insanlar çok sayıda küçük karar değil, az sayıda temel karar verir. Kitapta öne çıkan adımlardan biri, önce sorunun tekrar eden genel bir durum mu yoksa gerçekten istisnai bir olay mı olduğunu anlamak, ardından kararın karşılaması gereken koşulları netleştirmektir. Ofiste her ay aynı müşteri şikâyeti için ayrı ayrı çözüm üretmek aslında bir kural eksikliğinin işaretidir. Tek tek yangın söndürmek yerine sürece kalıcı bir düzenleme getirmek gerekir. Aynı yangın üçüncü kez çıkıyorsa, sorun artık yangının kendisi değil, yangın yönetmeliğinin olmamasıdır.

7. Bir seferde tek büyük iş

Drucker'ın etkinlik anlayışında yoğunlaşma merkezi bir yer tutar: Etkili insanlar önemli olanı önce yapar ve aynı anda tek bir büyük işe odaklanır. Yazar ayrıca neyi yapmayacağına, yani geri plana atılacak işlere karar vermenin öncelik belirlemek kadar önemli olduğunu ve daha çok cesaret istediğini söyler. Dönem sonunda tez, staj ve iki proje ödevini aynı anda yürütmeye çalışan bir üniversite öğrencisi hepsine biraz dokunup hiçbirini bitiremeyebilir. Her işe yetişme hissi verimli görünür ama çoğu zaman yarım işler bırakır. Önündeki listeden şu an bırakabileceğin ya da erteleyebileceğin iki maddeyi seç ve bunu ilgili kişilere açıkça bildir.

8. İtirazı kararın parçası yap

Drucker iyi kararın oybirliğinden değil, çatışan görüşlerin ciddiyetle tartılmasından çıktığını söyler. Herkesin hemen hemfikir olduğu bir toplantı, seçeneklerin yeterince incelenmediğine işaret edebilir. Ayrıca bir karar, kimin neyi ne zaman yapacağı belirlenip eyleme dönüşmedikçe yalnızca iyi bir niyet olarak kalır. Toplantıda yeni bir yazılımın alınmasına herkes hızla evet dediğinde, bir kişiden bilerek karşı tarafı savunmasını istemek gözden kaçan riskleri ortaya çıkarabilir. Karar toplantılarına kısa bir itiraz turu ekle; kapanışta da sorumluyu, tarihi ve ilk adımı yazılı olarak netleştir.