İş Bitirici

1. Zihnin bir depo değil

“Aklındakiler seni boğuyor mu bak?”

Allen'ın temel gözlemi şudur: Aklında ne kadar çok yarım iş taşırsan, o kadar az iş bitirirsin. Faturayı yatırmayı, annene dönmeyi, rapordaki hatayı düzeltmeyi hatırlamaya çalışırken zihnin sürekli arka planda çalışır. Bu da dikkatini dağıtır ve gece yatağa girdiğinde bile seni rahat bırakmaz. Çözüm, bu hatırlatma işini zihninden alıp dışarıya, güvendiğin bir sisteme vermektir. Bu sistem bir defter, telefon uygulaması ya da basit bir liste olabilir. Önemli olan, oraya yazdığın her şeyin zamanı geldiğinde karşına çıkacağına güvenmendir. Güven oluştuğunda zihnin gerçekten rahatlar ve önündeki işe odaklanabilir.

2. Her şeyi tek yere yakala

“İki dakikalık işi erteleme.”

Yöntemin ilk adımı yakalamaktır. Aklına gelen her görev, fikir, söz ve endişeyi tek bir gelen kutusuna atarsın. Bu kutu fiziksel bir sepet, not uygulaması ya da e-posta klasörü olabilir; ama sayısı az olmalı. Allen, başlangıçta bir kez kapsamlı bir zihin boşaltma yapmanı önerir. Bir kâğıt al ve iş, ev, sağlık, ilişkiler, para gibi alanları düşünerek aklına gelen her şeyi yaz. Bu liste muhtemelen sandığından uzun çıkacak ve bu normal. Yazdıkça zihninde bir hafifleme hissedeceksin. Bu aşamada hiçbir şeye karar verme; yalnızca topla. Karar vermek bir sonraki adımın işidir.

3. Netleştir: Sıradaki adım ne?

“Bir sonraki somut adımını belirle.”

Gelen kutundaki her öğe için kendine iki soru sorarsın: Bu bir eylem gerektiriyor mu ve gerektiriyorsa bir sonraki somut adım nedir? Annemin doğum günü gibi bir not belirsizdir; hediye fikirleri için kardeşimi ara ise net bir eylemdir. Allen'a göre işlerin çoğu, ilk adımı belirsiz olduğu için ertelenir. Birden fazla adım gerektiren her şey bir projedir: Taşınmak, tatil planlamak ya da yeni bir beceri öğrenmek gibi. Eylem gerektirmeyen şeyleri ise çöpe atar, ileride belki listesine koyar ya da başvuru dosyana kaldırırsın. Bu netleştirme, yapılacaklar listesini bir endişe yığınından çalışılabilir bir plana çevirir.

4. İki dakika kuralı

Netleştirme sırasında bir işin iki dakikadan kısa süreceğini görürsen, onu hemen yap. Kısa bir e-postaya cevap vermek, bir faturayı yatırmak ya da bir randevuyu onaylamak gibi. Allen'a göre bu tür işleri listeye yazıp sonra tekrar hatırlamak, onları yapmaktan daha fazla zaman alır. Bu kural küçük ama günlük hayatı ciddi biçimde rahatlatır; ufak işler birikip büyük bir yük hâline gelmez. Ama dikkat et: Kuralı, gelen kutusunu işlerken kullanırsın. Gün boyu her küçük işe atlarsan, önemli işlere odaklanamazsın. İki dakikalık işleri, netleştirme anlarında ya da belirlediğin kısa zaman bloklarında topluca hallet.

5. Bağlama göre düzenle

Allen, yapılacaklar listesini önem sırasına göre değil, işi yapabileceğin bağlama göre ayırmayı önerir. Telefon, bilgisayar, ev, dışarıda ya da belirli bir kişiyle gibi listeler oluşturursun. Böylece markete gittiğinde dışarıda listesine, yöneticinle görüşürken o kişiye ait listeye bakarsın. Bu düzen, o an yapamayacağın işleri görüp boşuna strese girmeni engeller. Ayrıca belirli bir güne bağlı işler takvime, beklediğin cevaplar bekleyenler listesine gider. Takvimine yalnızca o gün mutlaka yapılması gereken işleri yaz; dilek listesini takvime karıştırma. Kendi hayatına uyan dört beş bağlam belirle ve görevlerini bu başlıklara dağıt.

6. Haftalık gözden geçirme

Bir sistem ancak düzenli olarak bakıldığında güvenilir kalır. Allen bu yüzden haftada bir kez, örneğin cuma öğleden sonra, bir saat ayırmanı önerir. Bu sürede gelen kutularını boşaltır, projelerinin her birinin bir sonraki adımı olup olmadığını kontrol eder, geçen ve gelecek haftanın takvimine bakar ve belki listesini gözden geçirirsin. Bu toplantıyı kendinle yaptığın bir randevu gibi düşün. Haftalık gözden geçirme atlanınca listeler eskir, sisteme olan güven azalır ve işler yeniden zihnine dolmaya başlar. Takviminde bu hafta için bir saatlik bir blok ayır ve ona başka bir toplantı gibi sadık kal.

7. Seçimi o anda yap

Sistem hazır olduğunda geriye bir soru kalır: Şu anda ne yapmalıyım? Allen bu kararı dört etkene göre vermeni önerir: Bulunduğun bağlam, elindeki zaman, enerjin ve işin önceliği. Toplantıya on dakika kaldıysa ve yorgunsan, büyük bir raporu açmak yerine kısa telefon görüşmelerini halledebilirsin. Sabah enerjin yüksekken de en çok düşünme gerektiren işe girersin. Bu esneklik, katı bir günlük plan yerine o anki duruma göre akıllıca seçim yapmanı sağlar. Allen'ın hedefi, sakin ve tepkilerini duruma göre ayarlayabilen bir zihindir. Her şey güvenilir bir yerde olduğunda, önündeki işe gönül rahatlığıyla odaklanabilirsin.

8. Projeyi beş adımda planla

Bir proje önünde bulanık duruyorsa nereden başlayacağını nasıl bulursun? Allen, doğal planlama modeli dediği beş aşamalı bir yolu anlatır: Amacı ve ilkeleri belirlemek, başarılı sonucu gözünde canlandırmak, fikirleri serbestçe toplamak, bu fikirleri düzenlemek ve sonunda her parçanın sıradaki eylemini bulmak. Allen'a göre insanlar bu aşamaları zaten çoğu zaman kendiliğinden yaşar; modeli bilinçli kullanmak ise panikle başlayıp rastgele iş yapmayı azaltır. Örneğin düğün ya da taşınma gibi büyük bir iş için önce neden yaptığını yaz, sonra fikirleri sırala. Bu hafta bekleyen bir projeni seç, bu beş soruyu kâğıda cevapla ve ilk eylemi takvimine koy.