Ye O Kurbağayı!

1. Önce kurbağayı ye

“Zor işi ertelemek seni rahatlatır mı?”

Tracy'nin ana fikri, kitabın adında saklı. Günün en zor, en sıkıcı ama en önemli işi senin kurbağan. Çoğu insan bu işi erteler ve gün boyunca daha kolay, daha az önemli işlerle meşgul olur. Ama o iş akılda bir yük olarak kalır ve stres yaratır. Tracy'nin önerisi, güne o işle başlamak. Önemli işi bitirdiğinde rahatlarsın ve günün geri kalanında enerjin artar. Diyelim ki bugün patronuna zor bir e-posta yazman gerekiyor. Sabah onu yazmak yerine öğleden sonraya bırakırsan, bütün gün aklını kurcalar. Uygulama ipucu: Akşam yarının kurbağasını belirle ve sabah e-postalarına bakmadan önce ona başla.

2. İki kurbağan varsa, çirkinini ye

“Plansız başlayan gün savrulup gider.”

Tracy, aynı gün iki önemli işin varsa önce en zor olanı yapmayı öneriyor. Zor iş genellikle en çok direnç gösterdiğimiz iştir, ama aynı zamanda en büyük sonucu getiren iştir. Kolay işle başlamak bir ısınma gibi görünse de genellikle zor işi daha da ertelemek anlamına gelir. Ayrıca Tracy, kurbağanın karşısında uzun süre oturup bakmamayı da öğütlüyor; yani düşünmekle vakit kaybetmeden başlamak gerekiyor. Mesela hem bir sunum hazırlaman hem de birkaç faturayı yatırman gerekiyor. Faturalar kolay ve hızlı, ama sunum asıl önemli iş. Uygulama ipucu: Bugünkü iki büyük işinden hangisi seni daha çok korkutuyorsa, onunla başla.

3. ABCDE ile önceliklendir

“Başladığın o işi bitirmeden kalkma.”

Tracy, yapılacaklar listesindeki her işi bir harfle işaretlemeyi öneriyor. A, yapmazsan ciddi sonuçları olan çok önemli işler. B, yapılması gereken ama hafif sonuçları olan işler. C, yapsan güzel olur ama yapmasan da bir şey olmaz. D, başkasına devredebileceğin işler. E ise tamamen bırakabileceğin işler. Kural basit: A işi bitmeden B işine geçme. Diyelim ki listende bir proje teslimi, bir arkadaşa geri dönüş ve sosyal medya güncellemesi var. Proje teslimi A, arkadaşa dönüş B, sosyal medya C olur. Uygulama ipucu: Bugünkü listendeki her işin yanına bir harf yaz ve A'lardan başla. Birden fazla A varsa A1, A2 diye sırala.

4. Az sayıda iş, büyük sonuç

Tracy, 80/20 kuralını zaman yönetimine uyguluyor. Bu kurala göre yaptığın işlerin yaklaşık yüzde yirmisi, sonuçların yüzde sekseninden sorumlu. Yani listendeki on işten ikisi, diğer sekizinin toplamından daha değerli olabilir. Sorun şu ki, insanlar genellikle kolay ve hızlı biten işleri seçerek kendilerini meşgul hissediyor. Asıl değerli işler ise zor olduğu için erteleniyor. Mesela bir satış temsilcisisin ve gününü e-postaları düzenlemekle geçiriyorsun. Oysa en önemli müşterilerinle görüşmek satışlarının çoğunu getiriyor. Uygulama ipucu: Listendeki işlere bak ve kendine sor: Bunlardan hangi ikisi en büyük farkı yaratır? Gününü o ikisine göre planla.

5. Önce yaz, sonra çalış

Tracy'ye göre planlamaya harcanan her dakika, uygulamada birkaç dakika kazandırıyor. Bu yüzden her işe başlamadan önce yazılı bir liste hazırlamayı öneriyor. İdeal olarak bir önceki akşam, ertesi günün listesini yapmak. Böylece sabah ne yapacağını düşünmekle vakit kaybetmiyorsun. Liste hazır olunca güne karar vermekle değil, doğrudan işle başlarsın. Ayrıca aylık, haftalık ve günlük listeler tutmayı da öneriyor. Diyelim ki sabah işe gelip ne yapacağını düşünürken ilk bir saatin dağınık geçiyor. Önceki akşam yazılmış bir liste seni hemen işe sokar. Uygulama ipucu: Bu akşam yatmadan önce yarının listesini yaz ve en önemli işi en üste koy.

6. Temel sonuç alanlarını bil

Tracy, her işin birkaç temel sonuç alanı olduğunu söylüyor. Bunlar, işinde başarılı olmak için mutlaka iyi yapman gereken ana sorumluluklar. Örneğin bir yönetici için planlama, ekip kurma ve iletişim bunlardan bazıları olabilir. Tracy, bu alanlardaki en zayıf becerinin, diğer becerilerinin ne kadar işe yarayacağını belirlediğini savunuyor. Bu yüzden en zayıf alanını geliştirmek, en büyük ilerlemeyi sağlayabilir. Mesela bir yazılımcısın ve kod yazmada çok iyisin, ama fikirlerini toplantılarda anlatmakta zorlanıyorsun. Bu zayıflık, kariyerinde ilerlemeni yavaşlatabilir. Uygulama ipucu: İşindeki beş temel sorumluluğu yaz ve her birine birden ona puan ver. En düşük puanlı alana bu ay odaklan.

7. Tek bir işe odaklan ve bitir

Tracy'nin son önerisi, bir işe başladığında onu bitirene kadar başka bir şeye geçmemek. Bir işi yarıda bırakıp sonra tekrar başlamak, her seferinde yeniden ısınma zamanı gerektiriyor ve verimliliği düşürüyor. Tek bir işe kesintisiz odaklanmak ise hem zamandan tasarruf ettiriyor hem de işi bitirmenin verdiği tatmini sağlıyor. Bunun için telefon ve e-posta gibi dikkat dağıtıcıları kapatmayı öneriyor. Diyelim ki bir rapor yazarken her on dakikada bir mesajlarına bakıyorsun. Rapor bir saatte bitecekken üç saat sürüyor. Uygulama ipucu: Bugün en önemli işin için bir saatlik blok ayır, bildirimleri kapat ve iş bitmeden kalkma.

8. Dilimle ya da delik aç

Devasa bir işin karşısında donup kalıyor musun? Tracy ezici görünen işler için iki yöntem öneriyor. Salam dilimi yönteminde işi ince dilimlere ayırır ve her seferinde yalnızca bir dilimi yaparsın. İsviçre peyniri yönteminde ise işe belirli bir süre, mesela beş ya da on dakika çalışacağına söz verir, sonra durursun; sanki işe bir delik açarsın. Yazara göre bir parçayı bitirmek bir tamamlama hissi verir ve seni sıradaki parçaya iter. Diyelim ki aylardır ertelediğin bir bitirme tezin ya da yıllık bütçe tablon var. Tamamını düşünme; sadece giriş paragrafını ya da ilk sayfayı hedefle. Uygulama ipucu: Ertelediğin büyük bir işi seç, on dakikalık bir sayaç kur ve süre dolunca bırakmakta serbest ol.